Oznámení o ochraně osobních údajů pro kandidáty

Článek І. Účel tohoto oznámení

Toto oznámení o ochraně osobních údajů kandidátů (dále jen jako „Oznámení“) popisuje, jak společnost PER4MENS s.r.o. zpracovává (dále jen jako „per4mens“, „Společnost“ nebo „my“ v příslušném gramatickém tvaru) osobní údaje kandidátů a uchazečů o zaměstnání v per4mens (dále jen jako „Uchazeči“).

Toto Oznámení Vás jako kandidáta informuje o tom, jak per4mens jako správce ve smyslu nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů, jakož i zrušení Směrnice 95/46/ES („Obecné nařízení o ochraně osobních údajů“), shromažďuje a zpracovává Vaše osobní údaje. Toto Oznámení vás také informuje o Vašem právu v souvislosti s takovým zpracováním.

Společnost může toto Oznámení čas od času měnit a my vás o těchto aktualizacích budeme odpovídajícím způsobem informovat.

Článek II. Stručný přehled obsahu

Na začátku tohoto Oznámení v čl. III jsme pro Vás shrnuli ty nejdůležitější informace. Podrobnější informace najdete v následujících článcích.

Níže je stručný přehled obsahu tohoto Oznámení:

Článek І. Účel tohoto oznámení

Článek II. Stručný přehled obsahu

Článek ІІІ. Nejdůležitější fakta

1. Kategorie osobních údajů a důvody jejich zpracování
2. Jak dlouho uchováváme Vaše osobní údaje
3. Zveřejňování Vašich osobních údajů
4. Vaše práva

Článek ІV. Kategorie osobních údajů

Článek V. Jak zpracováváme Vaše osobní údaje (Kategorie osobních údajů, účel a právní základy)

Článek VI. Doba uchovávání Vašich osobních údajů

Článek VII. Příjemci a mezinárodní předávání osobních údajů

Článek VIII. Vaše práva

Článek ІХ. Dotazy a kontaktní informace

Článek ІІІ. Nejdůležitější fakta

1. Kategorie osobních údajů a důvody jejich zpracování

„Osobní údaje“ znamenají veškeré informace, které se Vás týkají. Jako Váš potenciální zaměstnavatel per4mens shromažďuje, zpracovává a používá Vaše osobní údaje, zejména pro nábor, ale také můžeme Vaše osobní údaje použít pro jiné účely:

Při zpracování údajů obvykle vycházíme z našich zákonných nebo smluvních povinností (nutnost přijmout opatření před uzavřením smlouvy).

Další informace o tom, jaké osobní údaje per4mens zpracovává a proč, naleznete níže v čl. IV „Kategorie osobních údajů“ a čl. V „Jak zpracováváme Vaše osobní údaje“ (Kategorie osobních údajů, účely a právní základy).

2. Jak dlouho uchováváme Vaše osobní údaje

Pokud nám nedáte svůj souhlas nebo Vás nepřijmeme, nebudeme uchovávat Vaše osobní údaje po delší dobu, než která je nezbytná k provedení náborového procesu a zajištění našich zákonných povinností.

Další informace o uchovávání Vašich osobních údajů naleznete níže v čl. VI „Doba uchovávání Vašich osobních údajů“.

3. Zveřejňování Vašich osobních údajů

Vaše osobní údaje zásadně nepředáváme jiným osobám, než našim zaměstnancům a zpracovatelům. V některých případech možná budeme muset Vaše osobní údaje předat třetím stranám, zejména státním orgánům nebo našim externím poradcům. Snažíme se co nejvíce omezit okruh osob, které mají přístup k Vašim osobním údajům.

Pokud ve výjimečných případech budeme my nebo naši zpracovatelé muset předat osobní údaje mimo Evropskou Unii nebo Evropský hospodářský prostor, podnikneme všechna nezbytná opatření, abychom zajistili správnou ochranu Vašich osobních dat.

Další informace o tom, komu jsou Vaše osobní data předána a jaké kroky podnikáme k jejich ochraně, naleznete níže v čl. VII „Příjemci a mezinárodní předávání osobních údajů“.

4. Vaše práva

Máte různá práva týkající se Vašich osobních údajů. Patří mezi ně právo na přístup k Vašim osobním údajům, na opravu a vymazání Vašich osobních údajů, právo vznést námitku či omezit určité druhy zpracování Vašich osobních údajů a odvolat váš souhlas, stejně jako právo na přenos Vašich osobních údajů. Můžete také podat stížnost u dozorového úřadu.

Další informace o Vašich právech a jejich omezeních naleznete níže v čl. VIII „Vaše právo“.

Pokud máte pochybnosti nebo dotazy týkající se Vašich osobních údajů, můžete nás kontaktovat prostřednictvím e-mailu gdpr@per4mens.cz, rádi Vám pomůžeme.

Článek ІV. Kategorie osobních údajů

„Osobní údaje“ znamenají veškeré informace, které se Vás týkají. V rámci náborového procesu ve společnosti per4mens shromažďujeme osobní údaje, které nám poskytnete ve své žádosti a také předáte během pohovoru. Můžeme také získat některé z Vašich osobních údajů od třetích stran (zejména osoby, která Vás doporučila), nebo z veřejných zdrojů (zejména z obchodního rejstříku).

Během přijímacího řízení shromažďujeme, zpracováváme a používáme následující kategorie osobních údajů:

• identifikační údaje, jako je Vaše jméno, příjmení, datum narození, pohlaví, podpis a někdy i Vaše fotografie (pokud je ve Vašem životopise);
• kontaktní údaje, jako je Vaše domácí adresa(y), telefonní číslo(a) a e-mailová adresa(y);
• údaje vyplývající z Vašeho dokladu totožnosti, jako je  občanství
• údaje o vzdělání, jako jsou informace o vysokoškolském vzdělávání;
• pracovní zkušenosti a údaje o pracovní pozici, o kterou se ucházíte, jako je jméno a kontaktní údaje Vašeho současného nebo bývalého zaměstnavatele(ů), informace o aktuální a předchozí pozici(ích), Vaší práci a dalších zkušenostech;

• údaje o komunikaci a interakci, jako je komunikace s námi prostřednictvím e-mailu, dopisy od Vás a pro Vás;
• další údaje žádosti, zejména údaje obsažené ve Vašem životopise, motivačním dopise a údaje shromážděné během náborového procesu, jako jsou záznamy z pohovoru;
• údaje prokazující dodržování právních předpisů, jako jsou záznamy o poskytování informací v souladu s Obecným nařízením o ochraně osobních údajů, a také záznamy o našem dodržování právních povinností.

Článek V. Jak zpracováváme Vaše osobní údaje (Kategorie osobních údajů, účel a právní základy)

Naším hlavním důvodem pro shromažďování a používání Vašich osobních údajů je náborový proces a případné uzavření smlouvy s Vámi, nicméně máme i další důvody, které vyplývají z hlavního důvodu. Abychom Vám pomohli pochopit, popisujeme důvody, proč tyto údaje shromažďujeme a používáme („Účel“), stejně jako právní důvody pro takové použití a typické kategorie údajů (viz níže).

Vezměte prosím na vědomí, že v každé konkrétní situaci zpracování vyhodnocujeme množství Vašich Osobních údajů, požadovaných pro dané zpracování v souladu s principem minimalizace dat. Je tedy možné, že v konkrétní situaci můžeme Vaše osobní údaje zpracovávat v menší míře, než je uvedeno výše. Je to způsobeno tím, že jsme chtěli, abyste věděli, jaké osobní údaje jsou obvykle zpracovány a z jakých důvodů, a proto mohou být zpracovány i ve Vašem případě.

Vezměte prosím na vědomí, že poskytnutí osobních údajů je smluvním požadavkem. Bez Vašich osobních údajů není možné provést náborový proces a uzavřít s Vámi smlouvu.

Oznamujeme Vám, že ve vztahu k uchazečům o zaměstnání nepoužíváme automatizované rozhodování, včetně profilování.

Článek VI. Doba uchovávání Vašich osobních údajů

Vaše osobní údaje nebudou uchovávány ve formě, která umožní Vaši identifikaci déle, než jak je rozumně považováno společností per4mens za nezbytné k dosažení cílů, pro které byly shromážděny nebo zpracovány, nebo jak stanoví platné zákony týkající se období uchovávání údajů.

Vaše osobní údaje budou uloženy během celého náborového procesu.

Pokud s Vámi vstoupíme do pracovněprávního vztahu, vyhodnotíme, zda v budoucnu budeme potřebovat zpracovávat některé z Vašich osobních údajů (obvykle po dobu trvání Vašeho pracovněprávního vztahu), a o tomto zpracování Vás budeme informovat samostatně, zejména v našem Oznámení o ochraně osobních údajů zaměstnanců.

Údaje v seznamu Robinsonů uchováváme po dobu 15 let.

Vezměte prosím na vědomí, že stejné osobní údaje mohou být zpracovávány pro různé účely. Pokud jeden z účelů přestane být použitelný, zastavíme takové zpracování a osobní údaje použijeme pouze k těm účelům zpracování, které jsou stále platné. Vaše osobní údaje smažeme, jakmile již nebudou pro jakýkoli účel potřebné (stejně jako v jiných případech, jak to vyžaduje Obecné nařízení o ochraně osobních údajů).

Článek VII. Příjemci a mezinárodní předávání osobních údajů

Příjemci

Vezměte prosím na vědomí, že jakýkoli přístup k Vašim údajům je omezen na ty osoby, které je potřebují znát, aby mohly plnit své pracovní povinnosti související s výše popsanými účely. Nicméně, abychom dosáhli výše popsaných cílů, někdy možná budeme muset zapojit do zpracování třetí strany. Takové třetí strany mohou zastávat různé pozice, například:

• • zpracovatelé

Vaše osobní údaje budeme předávat určitým externím poskytovatelům služeb (přidruženým i nepřidruženým) ke zpracování těchto osobních údajů v souladu s našimi pokyny, pokud je to nezbytné pro výše popsané účely zpracování. Zpracovatelé mají smluvní povinnost zavést vhodná technická a organizační bezpečnostní opatření k ochraně Vašich osobních údajů a zpracovávat Vaše osobní údaje pouze v souladu s pokyny.

Zpracovatele využíváme ke správě personálu a podpory IT systémů, proto naši personalisté a IT specialisté mohou mít přístup k Vašim osobním údajům.

Pokud jde o náborový proces, někdy zapojujeme i další subjekty, takže naším zpracovatelem mohou být operátoři pracovních portálů (například společnost LMC s.r.o., která provozuje portál jobs.cz) nebo personální agentury.

• • další příjemci (obvykle to jsou samostatní správci)

Ve výjimečných případech můžeme Vaše osobní údaje předat policii a bezpečnostním složkám, státním orgánům, soudcům, právním poradcům nebo externím konzultantům.

Vezměte prosím na vědomí, že každý z ostatních příjemců má své vlastní zásady ochrany osobních údajů a také určité druhy zpracování osobních údajů, nad kterými my nemáme žádnou nebo jen velmi omezenou kontrolu. V žádném případě nepředáváme Vaše osobní údaje dalším příjemcům, pokud pro takový přenos nemáme právní základ, a to není nutné k dosažení účelu zpracování.

Mezinárodní předávání osobních údajů

Pokud ve výjimečných případech budeme my nebo naši zpracovatelé potřebovat předávat údaje z Evropského hospodářského prostoru („EHP“), podnikneme všechna nezbytná opatření, abychom zajistili odpovídající úroveň ochrany předávání osobních údajů z EHP a to v souladu s požadavky příslušných právních předpisů na ochranu osobních údajů.

Pokud jde o předávání do zemí, které nezajišťují odpovídající úroveň ochrany osobních údajů, my a naši partneři budeme provádět předání na základě vhodných záruk, jako jsou standardní smluvní doložky o ochraně osobních údajů schválené Evropskou komisí a nezbytná další opatření, v důsledku čehož předané osobní údaje budou mít úroveň ochrany, která je v podstatě ekvivalentní ochraně v EHP.

Můžete si u nás vyžádat informace, zda byly či nebyly Vaše osobní údaje předány, a také získat kopii těchto příslušných záruk tak, že nás kontaktujete, jak je popsáno v čl. IX „Dotazy a kontaktní informace“.

Článek VIII. Vaše práva

Rádi bychom Vás také informovali, že v souladu s podmínkami uvedenými v Obecném nařízení o ochraně osobních údajů a platných právních předpisech na o ochraně osobních údajů máte následující práva:

• Právo vznést námitku: Na základě Vaší konkrétní situace máte právo vznést námitku proti našemu zpracování Vašich osobních údajů na základě oprávněného zájmu . Jsme povinni již Vaše osobní údaje nezpracovávat, pokud neprokážeme závažné oprávněné důvody pro zpracování. Takové právo na námitku neexistuje zejména v případě, že zpracování Vašich osobních údajů je nezbytné pro přijetí opatření před uzavřením smlouvy nebo plnění již uzavřené smlouvy.
• Právo odvolat souhlas: Pokud je naše zpracování Vašich osobních údajů založeno na Vašem souhlasu, můžete svůj souhlas kdykoli odvolat. To nebude mít vliv na zákonnost zpracování na základě souhlasu před jeho odvoláním.
• Právo požádat přístup k Vašim osobním údajům: Máte právo od nás obdržet potvrzení, zda jsou zpracovávány osobní údaje, které se Vás týkají, a v takovém případě požádat o přístup k osobním údajům. Tyto informace, ke kterým máte přístup, zahrnují mimo jiné účely zpracování, kategorie příslušných osobních údajů a příjemce nebo kategorie příjemců, kterým byly nebo budou osobní údaje poskytnuty.

Máte právo na kopii zpracovávaných osobních údajů poskytnutou zdarma. Další kopie, které byste požadovali, však můžeme zpoplatnit přiměřeným poplatkem odvíjejícím se od administrativních nákladů. Toto právo však není absolutní, přičemž zájmy jiných osob mohou Vaše právo přístupu omezit.

• Právo na opravu: Máte právo požádat, abychom opravili nepřesné osobní údaje, které se Vás týkají. V závislosti na účelu zpracování můžete mít právo na doplnění neúplných osobních údajů, mimo jiné předložením dodatečné žádosti.
• Právo na výmaz (právo být zapomenut): Máte právo požádat, abychom vymazali Vaše osobní údaje, a můžeme být povinni tyto osobní údaje vymazat.
• Právo na omezení zpracování: Máte právo požádat, abychom omezili zpracování Vašich osobních údajů. V takovém případě budou příslušné údaje označeny a můžeme je zpracovávat pouze pro určité účely.
• Právo na přenositelnost údajů: Máte právo získat osobní údaje, které jste nám o sobě poskytli, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Máte právo předat tyto osobní údaje jinému subjektu bez překážek z naší strany.

Vezměte prosím na vědomí, že pokud není možné určit s dostatečnou jistotou, že údaje se vztahují k Vám, nebudeme schopni splnit váš požadavek.

Pokud chcete uplatnit své práva, kontaktujte nás, jak je uvedeno níže v čl. IX „Dotazy a kontaktní informace“.

Článek ІХ. Dotazy a kontaktní informace

Máte-li jakékoli dotazy týkající se tohoto Oznámení, našeho zpracování údajů nebo výkonu výše uvedených práv, kontaktujte nás na e-mailové adrese: gdpr@per4mens.cz. Také nám můžete zaslat dopis na adresu: PER4MENS s.r.o., Na Kocínce 210/3, 160 00 Praha 6, Česká republika. Rádi vám pomůžeme.

V souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů se můžete obrátit také na našeho pověřence pro ochranu osobních údajů na e-mailové adrese gdpr@per4mens.cz.

Tímto Vás informujeme, že zpracováváme osobní údaje, které nám poskytnete v rámci Vašeho dotazu nebo žádosti, abychom prokázali soulad s Obecným nařízením o ochraně osobních údajů a platnými předpisy na ochranu osobních údajů. Budeme uchovávat naši korespondenci, včetně Vašich osobních údajů po dobu 3 let po zodpovězení Vaší otázky a uzavření Vaší žádosti.

Můžete také podat stížnost u příslušného dozorového úřadu na ochranu osobních údajů v příslušném členském státě (například v místě Vašeho bydliště, zaměstnání nebo údajného porušení Obecného nařízení o ochraně osobních údajů). Pokud chcete podat stížnost v České republice, příslušným dozorovým úřadem bude Úřad pro ochranu osobních údajů, www.uoou.cz .

Datum účinnosti: 20.04.2022