Oznámení o ochraně osobních údajů pro zákazníky a jejich zástupce

Článek I. Účel Oznámení

Toto Oznámení o ochraně osobních údajů pro zákazníky a jejich zástupce (dále jen „Oznámení„) popisuje, jak společnost PER4MENS s.r.o. (dále jen „per4mens„, „Společnost“ nebo „My„) zpracovává osobní údaje svých zákazníků a jejich zástupců. V souladu s tímto Oznámením zpracováváme vaše osobní údaje v případě, že jste fyzická osoba.

Tímto Oznámením vás jako našeho zákazníka a jeho zástupce informujeme o způsobu shromažďování a zpracování osobních údajů společností per4mens jako správcem ve smyslu Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES  (dále jen „GDPR“). Toto Oznámení vás také informuje o vašich právech v souvislosti s předmětným zpracováním.

Společnost může toto Oznámení čas od času změnit, jakékoliv změny budou zveřejněny na našich webových stránkách  a v případě významných změn, které mohou vést k novému zpracování, vás budeme o těchto změnách příslušným způsobem informovat.

Článek II. Přehled obsahu

Níže naleznete přehled obsahu tohoto Oznámení:

Článek I. Účel Oznámení

Článek II. Přehled obsahu

Článek III.  Jak zpracováváme osobní údaje našich zákazníků

1. Kategorie osobních údajů
2. Způsob jakým zpracováváme osobní údaje zákazníka (kategorie osobních údajů, účely a právní důvody)

Článek IV. Způsob zpracování osobních údajů zástupců našich zákazníků

1. Kategorie osobních údajů
2. Způsob jakým zpracováváme osobní údaje zástupce zákazníka (kategorie osobních údajů, účely a právní důvody)

Článek V. Doba uchovávání

Článek VI. Příjemci a mezinárodní předávání osobních údajů

Článek VII. Vaše práva

Článek VIII. Dotazy a kontaktní informace

Článek III. Jak zpracováváme osobní údaje našich zákazníků

1. Kategorie osobních údajů

„Osobní údaje“ znamenají jakékoli informace spojené s vámi, pokud jste fyzickou osobou. V rámci vašeho zákaznického vztahu se společností per4mens a v rámci jeho uzavření o vás shromažďujeme osobní údaje. My (a naši poskytovatelé služeb) můžeme shromažďovat vaše osobní údaje zejména když od nás nakupujete produkty nebo služby, komunikujete s námi prostřednictvím webových stránek sociálních médií třetích stran, kontaktujete nás, vyměňujete si s námi zprávy nebo nám jinak poskytujete informace.

Získáváme osobní údaje od vás, někdy však můžeme také shromažďovat osobní údaje z dostupných veřejných zdrojů (například z obchodního rejstříku) nebo tyto údaje získávat od třetích stran.

Shromažďujeme, zpracováváme a používáme následující kategorie osobních údajů o vás,  jako o našem (potenciálním) zákazníkovi:

• identifikační údaje, například jméno, příjmení, akademický titul, identifikační číslo (IČO), daňové identifikační číslo (DIČ), údaje o zápisu do rejstříku (například obchodního rejstříku), podpis;
• kontaktní údaje, například adresa, telefonní číslo a e-mailová adresa;
• profesní údaje, například název a druh  podnikání, adresa obchodního webu, obchodní oblast, divize, informace týkající se zástupce;
• smluvní a platební údaje, například typy objednaných nebo poskytovaných produktů a služeb a související údaje o používání, cena a objem objednaných nebo poskytovaných produktů a služeb, fakturované částky, bankovní údaje a data a částky plateb;

údaje o komunikaci, například požadavky na služby zákazníkům, korespondence, zápis z hovorů nebo schůzek a další údaje týkající se služeb a interakce se zákazníky.

2. Způsob jakým zpracováváme osobní údaje zákazníka (kategorie osobních údajů, účely a právní důvody)

Vaše osobní údaje shromažďujeme a používáme z různých důvodů týkajících se vašeho (potenciálního) zákaznického vztahu s námi. Níže uvádíme seznam důvodů, proč tyto údaje shromažďujeme a používáme (dále jen „účel„), právní základ pro takové použití a typické kategorie údajů pro lepší pochopení našeho zpracování.

Pokud se spoléháme na oprávněné zájmy jako základ pro zpracování vašich osobních údajů, před zahájením zpracování pečlivě porovnáme oprávněné zájmy, které sledujeme my, vy a jakákoliv třetí strana, s vašimi zájmy a základními právy a svobodami v souvislosti s ochranou vašich osobních údajů, abychom se ujistili, že je vhodné, abychom se spoléhali na oprávněné zájmy, a abychom určili další opatření, které musíme podniknout, abychom dosáhli spravedlivé rovnováhy.

Vezměte prosím na vědomí, že v souladu se zásadou minimalizace údajů v každé konkrétní situaci zpracování posuzujeme rozsah vašich osobních údajů, který je pro dané zpracování nezbytný. Proto je možné, že v konkrétní situaci můžeme zpracovávat menší množství vašich osobních údajů, než je uvedeno výše. Důvodem je skutečnost, že jsme vás chtěli informovat, které osobní údaje a za jakými účely jsou ve většině případů zpracovávány, a proto mohou být zpracovávány také ve vašem případě.

Vezměte prosím také na vědomí, že při zpracování vašich osobních údajů na základě smlouvy uzavřené s per4mens je poskytnutí osobních údajů zpravidla smluvním požadavkem. Pokud zpracováváme vaše osobní údaje na základě našich právních povinností, je poskytnutí osobních údajů obvykle právním požadavkem. V ostatních případech bude poskytnutí osobních údajů zpravidla dobrovolné. Pokud si v konkrétní situaci nejste jistí, můžete se nás zeptat, když od Vás požadujeme osobní údaje, nebo kdykoli jindy.

Rádi bychom vás informovali, že ve vztahu k našim zákazníkům nepoužíváme automatizované rozhodování, včetně profilování.

Článek IV. Způsob zpracování osobních údajů zástupců našich zákazníků

1. Kategorie osobních údajů

„Osobní údaje“ znamenají jakékoli informace spojené s vámi, pokud jste fyzickou osobou. V rámci zákaznického vztahu vaší společnosti, zaměstnavatele nebo osoby, kterou zastupujete [dále jen „(potenciální) zákazník“] se společností per4mens a v rámci vstupu do tohoto vztahu o vás shromažďujeme osobní údaje. My (a naši poskytovatelé služeb) můžeme shromažďovat vaše osobní údaje zejména když náš (potenciální) zákazník nebo vy jménem našeho (potenciálního) zákazníka od nás nakupuje produkty nebo služby, komunikuje s námi prostřednictvím webových stránek sociálních médií třetích stran, kontaktuje nás, vyměňuje si s námi zprávy nebo nám jinak poskytuje informace.

Získáváme údaje od vás a našich (potenciálních) zákazníků, někdy můžeme také shromažďovat osobní údaje z dostupných veřejných zdrojů (například obchodního rejstříku) nebo získávat tyto údaje od třetích stran.

Shromažďujeme, zpracováváme a používáme následující kategorie osobních údajů o vás, jakožto zástupcích našich (potenciálních) zákazníků:

• identifikační údaje zástupce, například jméno, příjmení, akademický titul, podpis, datum narození;
• kontaktní údaje zástupce, například, adresa, telefonní číslo a e-mailová adresa;
• profesní údaje zástupce, například pozice a druh práce, oddělení, informace o zastupitelském úřadu, důvody pro zastupování;
• údaje o komunikaci se zástupcem, například žádosti o poskytnutí služeb, korespondence, zápisy z hovorů nebo schůzek a další údaje o službě a interakce se zákazníky.

2. Způsob jakým zpracováváme osobní údaje zástupce zákazníka (kategorie osobních údajů, účely a právní důvody)

Vaše osobní údaje shromažďujeme a používáme z různých důvodů souvisejících se vztahem mezi námi a naším (potenciálním) zákazníkem (tj. zastupovanou osobou). Níže uvádíme seznam důvodů, proč tyto údaje shromažďujeme a používáme (dále jen „účel„), právní základ pro takové použití a typické kategorie údajů pro lepší pochopení našeho zpracování.

Pokud se spoléháme na oprávněné zájmy jako základ pro zpracování vašich osobních údajů, před zahájením zpracování pečlivě porovnáme oprávněné zájmy, které sledujeme My, vy a jakákoliv třetí strana, s vašimi zájmy a základními právy a svobodami v souvislosti s ochranou vašich osobních údajů, abychom se ujistili, že je vhodné, abychom se spoléhali na oprávněné zájmy, a abychom určili další opatření, které musíme podniknout, abychom dosáhli spravedlivé rovnováhy.

Vezměte prosím na vědomí, že v souladu se zásadou minimalizace údajů v každé konkrétní situaci zpracování posuzujeme rozsah vašich osobních údajů, který je pro dané zpracování nezbytný. Proto je možné, že v konkrétní situaci můžeme zpracovávat menší množství vašich osobních údajů, než je uvedeno výše. Důvodem je skutečnost, že jsme vás chtěli informovat, které osobní údaje a za jakými účely jsou ve většině případů zpracovávány, a proto mohou být zpracovávány také ve vašem případě.

Pokud zpracováváme vaše osobní údaje na základě našich zákonných povinností, je poskytnutí osobních údajů obvykle zákonným požadavkem. V ostatních případech bude poskytnutí osobních údajů zpravidla dobrovolné. Pokud si v konkrétní situaci nejste jistí, můžete se nás zeptat, když od Vás požadujeme osobní údaje, nebo kdykoli jindy.

Rádi bychom vás informovali, že ve vztahu k zástupcům našich (potencionálních) zákazníků nepoužíváme automatizované rozhodování, včetně profilování.

Článek V. Doba uchovávání

Vaše osobní údaje nebudou uchovávány v podobě, která by umožňovala vaši identifikaci, po dobu delší, než jakou per4mens důvodně považuje za nezbytnou pro dosažení účelů, pro které byly shromážděny nebo zpracovány, nebo jakou stanovují platné právní předpisy týkajících se doby uchovávání údajů.

Vaše osobní údaje budou uchovávány po dobu trvání zákaznického vztahu s per4mens  nebo po dobu vašeho zastupování našeho (potenciálního) zákazníka, a poté po tu dobu, po kterou se uplatní právní povinnosti týkající se uchovávání údajů, nebo do uplynutí promlčecí doby pro případné nároky související se smluvním vztahem.

Upozorňujeme, že stejné osobní údaje mohou být zpracovávány pro různé účely zpracování. Pokud některý z účelů zpracování přestane být použitelný, zpracování ukončíme a osobní údaje použijeme výhradně pro ty účely zpracování, které jsou stále platné. Vaše osobní údaje smažeme poté, co již nebudou pro žádný účel nezbytné (stejně jako v jiných případech v souladu s požadavky GDPR).

Po ukončení smluvního vztahu zákazníka s per4mens zkontrolujeme dokumentaci a vymažeme všechny osobní údaje a dokumenty obsahující vaše osobní údaje, které již nejsou nezbytné. Pokud se dozvíme o ukončení zastoupení ve vztahu k našemu zákazníkovi, uděláme totéž.

Ledaže nás informujete o opaku, budeme vás považovat za našeho zákazníka po určitou dobu po skončení smlouvy mezi námi. Délka tohoto období bude záviset zejména na povaze a době trvání smluvního vztahu, obvykle však uchováváme osobní údaje po dobu 2 let po ukončení našeho smluvního vztahu nebo po posledním aktivním kontaktu zákazníka s naší společností, pro účely kontaktování a nabízení našich služeb, pokud není nutné, abychom je uchovávali déle z jiného důvodu. Údaje potenciálních zákazníků uchováváme po dobu 2 let od posledního aktivního kontaktu s naší společností. Níže je uveden základní přehled delší doby uchovávání údajů u klíčových dokumentů obsahujících vaše osobní údaje:

• daňové záznamy

• • zejména faktury – po dobu 10 kalendářních let následujících po roce, ke kterému se vztahují;

• dokumentace týkající se možných nároků a sporů

• • zejména smluvní a platební údaje – po dobu 10 kalendářních let následujících po roce, ke kterému se vztahují (s výjimkou probíhajících sporů budeme dokumentaci týkající se sporu uchovávat po dobu 10 kalendářních let po skončení sporu);

•  údaje seznamu Robinsonů

• • zejména identifikační údaje, kontaktní údaje, informace o omezení – po dobu 15 kalendářních let následujících po roce, ke kterému se vztahují.

Článek VI. Příjemci a mezinárodní předávání osobních údajů

Příjemci

Vezměte prosím na vědomí, že jakýkoli přístup k vašim údajům je omezen na ty osoby, které je potřebují znát, aby mohly plnit své pracovní povinnosti související s výše uvedenými účely. Nicméně pro dosažení výše popsaných účelů může být někdy nezbytné, abychom do zpracování zapojili třetí strany. Tyto třetí strany mohou být v různých pozicích, jako například:

• zpracovatelé

Pokud to bude nezbytné pro výše popsané účely zpracování, budeme vaše osobní údaje předávat  některým poskytovatelům služeb (přidruženým i nepřidruženým), aby tyto údaje zpracovávali podle našich pokynů. Zpracovatelé jsou smluvně zavázáni zavést vhodná technická a organizační bezpečnostní opatření k ochraně vašich osobních údajů a také zpracovávat vaše osobní údaje přísně v souladu s našimi pokyny.

Obvykle využíváme zpracovatele údajů  pro podporu a údržbu IT systémů, hostování dat, školení, dodržování předpisů a dalších služeb.

Můžete nás požádat o seznam všech zpracovatelů, se kterými aktuálně spolupracujeme, s uvedením země, ve které se nacházejí.

• ostatní příjemci (obvykle samostatní správci)

Vaše osobní údaje můžeme také předat orgánům činným v trestním řízení, státním orgánům, soudům, právním poradcům, externím konzultantům nebo obchodním partnerům.

Při přeměně nebo akvizici mohou být vaše osobní údaje předány třetím stranám zapojeným do procesu přeměny nebo akvizice.

Vezměte prosím na vědomí, že každý z příjemců má své vlastní zásady ochrany osobních údajů a činnosti zpracování údajů, na které nemáme žádný či pouze velmi omezený vliv. V žádném případě nepředáváme vaše údaje dalším příjemcům, pokud pro takový přenos nemáme právní základ a není to nezbytné k dosažení účelů zpracování.

Mezinárodní předávání

Někteří z výše uvedených příjemců, kteří obdrží nebo budou mít přístup k vašim osobním údajům, se nacházejí jak v Evropském hospodářském prostoru (dále jen „EHP„), tak mimo něj. Tito příjemci se mohou nacházet v zemích, které neposkytují odpovídající úroveň ochrany z hlediska  evropských předpisů o ochraně údajů. Přijmeme však veškerá přiměřená opatření, abychom zajistili, že takové případné předání mimo EHP bude odpovídajícím způsobem chráněno v souladu s použitelnými předpisy o ochraně údajů.

U přenosů do zemí, které neposkytují odpovídající úroveň ochrany údajů, se budeme spoléhat na vhodné záruky, jako jsou standardní doložky o ochraně údajů přijaté Evropskou komisí. Můžete si od nás vyžádat kopii příslušných vhodných záruk. Za tímto účelem nás můžete kontaktovat tak, jak je popsáno v sekci Článek VIII Dotazy a kontaktní informace.

Článek VII. Vaše práva

Rádi bychom vás informovali, že za podmínek stanovených v GDPR a v příslušných právních  předpisech o ochraně osobních údajů máte následující práva:

• Právo vznést námitku: Z důvodů vztahujících se k vaší konkrétní situaci máte právo vznést námitku proti zpracování vašich osobních údajů, které je založené na právním základu oprávněného zájmu. Jsme povinni zastavit zpracování vašich osobních údajů, ledaže prokážeme závažné oprávněné důvody pro zpracování. Toto právo vznést námitku nemůže být uplatněno zejména pokud je zpracování vašich osobních údajů nezbytné k přijetí opatření před uzavřením smlouvy nebo splnění již uzavřené smlouvy.

• Právo odvolat váš souhlas: Pokud je zpracování vašich osobních údajů založeno na vašem souhlasu, můžete svůj souhlas kdykoli odvolat. To neovlivní zákonnost zpracování údajů na základě souhlasu, které bylo provedeno před odvoláním souhlasu.

• Právo požadovat přístup ke svým osobním údajům: Máte právo obdržet od nás potvrzení, zda vaše osobní údaje jsou či nejsou zpracovávány, a v případě, že jsou zpracovány, požádat o přístup ke svým osobním údajům. Tyto informace zahrnují mimo jiné účely zpracování, kategorie zpracovávaných osobních údajů a příjemce nebo kategorie příjemců nebo budoucích příjemců osobních údajů.
• Máte právo bezplatně obdržet kopii svých osobních údajů, které jsou námi zpracovávané. Za další kopie, které požadujete, však již můžeme účtovat přiměřený poplatek vycházející z výše našich administrativních nákladů. Toto právo na přístup však není absolutní a může být omezeno zejména zájmy jiných jednotlivců.
• Právo požadovat opravu: Máte právo na opravu nepřesností ve svých osobních údajích. V závislosti na účelu zpracování můžete mít právo na doplnění neúplných osobních údajů, včetně poskytnutí dodatečného prohlášení.
• Právo požadovat výmaz údajů (právo být zapomenut):  Máte právo požadovat výmaz vašich osobních údajů, a my můžeme být povinni tyto osobní údaje vymazat.
• Právo požadovat omezení zpracování: Máte právo požadovat omezení zpracování vašich osobních údajů. V takovém případě budou příslušné údaje označeny a můžeme je zpracovávat pouze pro specifické účely.
• Právo požadovat přenositelnost údajů: Máte právo obdržet osobní údaje, které jste nám poskytli ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu a můžete mít právo předat tyto údaje jiné osobě, aniž bychom vám v tom bránili.

Vezměte prosím na vědomí, že nebudeme schopni vyhovět vašim požadavkům, pokud nebude možné s dostatečnou jistotou určit, že se vás údaje týkají.

Chcete-li uplatnit svá práva, kontaktujte nás, jak je uvedeno v sekci Článek VIII. Dotazy a kontaktní informace níže.

Článek VIII. Dotazy a kontaktní informace

Máte-li jakékoli dotazy týkající se tohoto Oznámení, našeho zpracování údajů nebo výkonu výše uvedených práv, kontaktujte nás na e-mailové adrese: gdpr@per4mens.cz. Také nám můžete zaslat dopis na adresu: PER4MENS s.r.o., Na Kocínce 210/3, 160 00 Praha 6, Česká republika. Rádi vám pomůžeme.

V souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů se můžete obrátit také na našeho pověřence pro ochranu osobních údajů na e-mailové adrese gdpr@per4mens.cz.

Tímto Vás informujeme, že zpracováváme osobní údaje, které nám poskytnete jako součást svého dotazu nebo požadavku, abychom mohli prokázat s ustanoveními GDPR a příslušných předpisů o ochraně osobních údajů. Komunikaci včetně vašich osobních údajů budeme uchovávat po dobu 3 let od okamžiku, kdy odpovíme na váš dotaz nebo uzavřeme váš požadavek.

Můžete také podat stížnost u příslušného dozorového úřadu pro ochranu údajů v dotčeném členském státě (například kde žijete, kde pracujete nebo kde došlo k údajnému porušení ustanovení obecného nařízení o ochraně údajů (GDPR)). Chcete-li podat stížnost v České republice, je příslušným orgánem dozoru český Úřad pro ochranu osobních údajů, www.uoou.cz.

Datum účinnosti: 20.04.2022